Universidad Católica Boliviana "San Pablo"

184 5.7.2 Manual de Funciones A continuación se describe las funciones para el personal propuesto en el organigrama, el documento completo se encuentra en ANEXOS Nro. 11. Cuadro 5. 17 Asistente de gerencia CARGO: Asistente de Gerencia Jefe Inmediato: GERENTE GENERAL Autoridad con: NINGUNO FUNCIONES GENERALES 1. Apoyar al Gerente General, al Gerente de Ventas y compras 2. Llevar la agenda de ambos. 3. Realizar los registros de despacho de material entregarlos a Gerencia Comercial 4. Simplificar la información recibida y archivarla para proporcionarla cuando se necesite. 5. Informar sobre las últimas noticias ocurridas en la empresa según sean de su incumbencia. 6. Contestar el teléfono. 7. Tomar las decisiones con respecto a su cargo y responsabilidad que se le asigne en ese momento. 8. Redactar las cartas, memoranda, requisiciones, etc., que el Gerente General o el Gerente de Ventas requieran. 9. Preparar y ordenar la documentación e información relacionada con el pago de impuestos que será enviada al despacho de Contadores que maneja la contabilidad de la empresa. 10. Mantener al tanto al Gerente General de cualquier anomalía observada. REQUISITOS Contadora Pública o tener una carrera técnica secretarial. COMPETENCIAS CLAVES · Debe de ser una persona de buen carácter y con disposición, ya que tiene que lograr una buena relación con los gerentes, proveedores, clientes, empleados y autoridades pues en algunas ocasiones será intermediario. Tiene que ser discreta con la información que se le confíe Fuente: Elaboración propia